Если Вы открываете филиал/представительство?

Если Вы открываете филиал/представительство?

Юридические лица нередко открывают филиалы на территории других административных округов, районов, городов и т.д., чтобы представлять там свои интересы

Открытие филиала и прием руководителя

Зачастую, чтобы иметь возможность осуществлять деятельность на территории  других административных округов, районов, городов и пр., юридическими лицами открываются филиалы или представительства, для представления интересов юридического лица (далее – обособленное подразделение).

Отличия

Филиалом является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения и осуществляющее все его функции или их часть, в том числе функции представительства (п.2. ст. 55 ГК РФ).

Порядок создания

Датой создания обособленного подразделения является дата создания стационарного рабочего места.

Сведения об обособленных подразделениях ООО указываются в уставе общества (ст. 55 ГК РФ, ст. 5 Федерального закона от 8 февраля 1998 г. N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»).

Таким образом, Решение о создании обособленного подразделения и внесении соответствующих изменений в устав ООО принимается общим собранием участников общества большинством не менее двух третей голосов от общего числа голосов участников общества, если необходимость большего числа голосов для принятия такого решения не предусмотрена уставом общества (п. 1 ст. 5, пп. 2 п. 2 ст. 33, п. 8 ст. 37 Закона «Об обществах с ограниченной ответственностью»). В соответствии с п. 6 ст. 37 Закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» решения отражаются в протоколе общего собрания участников. Если у общества единственный участник, то указанные решения принимаются единственным участником общества единолично и оформляются письменно (ст. 39 Закона об ООО).

Сведения об обособленны подразделениях юридического лица относятся к числу сведений, содержащихся в едином государственном реестре юридических лиц (пп. «н» п. 1 ст. 5 Федерального закона от 8 августа 2001 г. N 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей»), таким образом, об изменении в уставе Общества сведений о его обособленных подразделениях Общество должно уведомить налоговый орган по месту своего нахождения в течении 3 дней со дня составления протокола заседания общего собрания участников общества либо принятия решения в письменной форме единственным участником общества..

Регистрирующий орган в срок не более чем пять дней с момента получения указанного уведомления вносит соответствующую запись в ЕГРЮЛ, о чем в письменной форме сообщает юридическому лицу (п. 2 ст. 19 Федерального закона от 8 августа 2001 г. N 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей»).

Втечение одного месяца со дня создания обособленного подразделения Общество обязано уведомить об этом  налоговый орган по месту своего нахождения (пп. 3 п. 2 ст. 23 НК РФ).

Если Общество не состоит на учете в налоговых органах на территории муниципального образования, в котором создано это обособленное подразделение, она в течение одного месяца со дня создания обособленного подразделения должна подать в налоговый орган по месту нахождения этого обособленного подразделения еще и заявление о постановке на налоговый учет (п. 4 ст. 83 НК РФ).

Одновременно с заявлением о постановке на учет представляются в одном экземпляре копии заверенных в установленном порядке свидетельства о постановке на учет в налоговом органе организации по месту ее нахождения, документов, подтверждающих создание обособленного подразделения (п. 1 ст. 84 НК РФ).

Необходимость регистрации организации во внебюджетных фондах по месту нахождения обособленного подразделения возникает, если подразделение имеет отдельный баланс, расчетный счет и начисляет выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц (п. 1 Порядка регистрации и снятия с регистрационного учета страхователей, производящих выплаты физическим лицам, в территориальных органах Пенсионного фонда Российской Федерации, утвержденного постановлением Правления ПФР от 13 октября 2008 г. N 296п; пп. 1 п. 1 Порядка регистрации в качестве страхователей юридических лиц по месту нахождения обособленных подразделений и физических лиц в исполнительных органах Фонда социального страхования Российской Федерации, утвержденного постановлением ФСС РФ от 23 марта 2004 г. N 27; п. 8 ст. 243 НК РФ (Налоговый кодекс РФ); письмо Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 31 января 2006 г. N 30-МЗ «О регистрации страхователей»).

Регистрация в государственных внебюджетных фондах производится на основании соответствующих заявлений.

Представительства и филиалы сами по себе не являются юридическими лицами. Они наделяются имуществом создавшим их юридическим лицом и действуют на основании утвержденных им положений.

Порядок действий по назначению руководителя обособленного подразделения

Руководители представительств и филиалов назначаются руководством юридического лица и действуют на основании его доверенности. В обществах с ограниченной ответственностью обычно избирается единоличный исполнительный орган (генеральный директор, президент и т.д.), в полномочия которого входят:

1. действия без доверенности от имени общества, в т.ч. представление его интересов и совершение сделок;

2. выдача доверенностей на право представительства от имени общества, в т.ч. доверенностей с правом передоверия;

3. издание приказов о назначении на должности работников общества, об их переводе и увольнении, применение мер поощрения и наложение дисциплинарных взысканий.

Следовательно, приказы о назначении на должность руководителей филиалов издаются руководителем юридического лица, его единоличным исполнительным органом.

Для назначения руководителя филиала необходимо:

• издание руководителем организации приказа о внесении изменений в штатное расписание организации, в котором должно быть определено количество штатных единиц сотрудников филиала, а также их должностные оклады;

• заключение трудового договора с руководителем филиала и издание приказа о назначении его на эту должность (выполняется руководителем юридического лица).

Руководитель филиала по умолчанию не будет являться правомочным представителем работодателя, ему надо специально передать полномочия по решению кадровых вопросов. Лучше всего, если такая передача будет закреплена в нескольких документах: трудовом договоре с руководителем филиала, доверенности, положении о филиале.

Работодателем является юридическое лицо, создавшее филиал, а руководитель филиала будет его представителем. Поэтому в трудовых договорах с сотрудниками в качестве работодателя указывается юридическое лицо.

Приказы об отпусках, поощрениях, награждениях издаются руководителем филиала, заявления и приказы об увольнении, приеме будет также подписывать он. А в трудовой книжке в обязательном порядке надо будет указать наименование юридического лица, открывшего филиал.

Лицо, ответственное за ведение и хранение трудовых книжек, тоже должно быть назначено приказом, иначе трудовые книжки работников придется хранить в головном офисе организации, что может быть очень неудобно. Таким образом, при создании филиала необходимо оформлять документы, на основании которых он будет действовать, чтобы передать все кадровые полномочия на места, либо как следует продумать систему передачи документации, своевременную связь и коммуникацию.

На всех работников филиала распространяются трудовые и социальные гарантии, а также требования по охране труда и технике безопасности, установленные трудовым законодательством Российской Федерации и соответствующими нормативными актами.